Blijven sporen

…een presentatie, training, toespraak aan een groep, bijeenkomst met een ‘heet’ of controversieel onderwerp.

✣  ✣  ✣

De rode draad blijven volgen én binnen de tijd individuele vragen van zeer betrokken deelnemers—soms lastige vragenstellers—beantwoorden. Kapingen van de bijeenkomst en ongestuurde discussies vermijden of voorkomen.

Een onderwerp dat vaker terugkomt gaat over lastige vragenstellers. Hoe pak je ze aan zonder iemand voor het hoofd te stoten en zonder de lijn van je presentatie uit het oog te verliezen?

Een lastige vragensteller is iemand die de spreker voortdurend onderbreekt met een, vaak opbouwende, kritische vraag. Soms ontstaat er een discussie en is het einde zoek.

Christoper Witt, auteur van “Echte leiders gebruiken geen PowerPoint” onderscheidt een aantal lastige vragenstellers:

• betweters;
• neezeggers;
• langdradige sprekers;
• ik-weet-meer-dan-jij-experts; en
• vragenstellers die de bijeenkomst overnemen of kapen.

Krachten:

• De vragensteller is serieus geïnteresseerd of bezorgd en stopt er energie in.
• De vragensteller is enorm betrokken bij het onderwerp—voor haar of hem doet het ertoe.
• De vragensteller kan de lezing of training op deze manier vaak naar één kant buigen en zo de bijeenkomst ‘kapen’.
• De spreker wil graag zijn of haar verhaal afmaken.
• Er is een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar.
• Het publiek wil graag het hele verhaal van de spreker horen.
• Het gesprek dwaalt af of gaat te diep waardoor een deel van je gehoor afhaakt.
• Je kan het nooit iedereen voor honderd procent naar de zin maken—het verspilt tijd van je gehoor en verveeld onze staf. (http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2011/02/pleasing.html)
• Bij veel vragen loop je de kans uit te lopen, waardoor er voor latere onderdelen van het programma tijd tekort schiet.
• Discussies en conversaties helpen vaak bij verdieping van het onderwerp.
• Communicatie wordt zowel op ‘inhoudsniveau' als ‘relatieniveau' bedreven.
• Sommigen vinden na verloop van tijd de discussies te veel worden en wensen dat de spreker of facilitator ingrijpt of strakker stuurt.
• Iedereen wil met iedereen respectvol en meedogenvol omgaan.

Daarom:

Geef vooraf aan hoe je met vragen omgaat. Voorzie in andere gelegenheden om brandende vragen te behandelen. Verzoek de vragensteller om haar punten samen te vatten en aan het einde in verband te brengen met de rode draad.

✣  ✣  ✣

✣  ✣  ✣

Lastige vragenstellers betwijfelen vaak de feiten en de details van je toespraak en komen zelf met vage feiten en uitweidingen die de lijn van je toespraak kunnen doen ontsporen.

Iedereen behalve de vragensteller kan op een gegeven moment de ruimte voor interrumperen met vragen in alle breedte te groot vinden zodat niet aan de overige behoeften voldaan wordt; dit kan irritatie en onvrede veroorzaken (die je later vaak op de evaluatieformulieren terug kan lezen):

• “Inleiding duurt te lang voordat je bij de kaders komt.”
• “Iets teveel ruimte voor interrumperen met vragen in alle breedte.”
• “Focus de discussie op de training.”
• “Meer focus op eigenlijke doel.”
• “Kreeg het idee dat een deelnemer de training welk erg richting de eigen onderwerpen duwde.”
• “Reserveer bepaalde momenten voor discussie.”
• “Kapen van de training door één persoon voorkomen.”
• “Soms wat afdwalend of te diep.”
• “Iets strakker sturen.”

Een discussie vermijden is veel waard. Het is jouw verantwoordelijkheid als spreker om redelijk bezwaar op je presentatie te behandelen maar niet om iedereen te overtuigen. Daarom is het belangrijk om je gehoor terug te leiden naar de hoofdlijnen van je betoog.

Daarom:

• Plezier sommigen wat minder om anderen meer te plezieren.
• Maak vooraf duidelijk hoe je met vragen om wilt gaan en geef aan:
  • dat je eerst de grote lijn van je verhaal in haar geheel wilt neerzetten;
  • dat er (daarom) tijdens je verhaal alleen ruimte voor verhelderende vragen; en
  • dat er aan het eind ruimte is voor vragen;
• Als je zeker bent van de feiten, blijf er dan bij.
• Als je niet zeker bent, erken dan de mogelijkheid dat jullie het met elkaar oneens zijn zonder erover in discussie te gaan.
• Vraag de vragensteller naar zijn of haar visitekaart om de feiten na afloop te verifiëren.
• Vraag de vragensteller om het gemaakte punt samen te vatten en het verband aan te tonen met je hoofdlijn.
• Vraag het publiek of ze het eens zijn met de wending van de presentatie (stoppen of doorgaan) en sluit je daar bij aan.
• Ruim speciale tijdblokken in voor uitsluitend discussie.
• Breng hun aandacht bij de verhalenkaart (story map), toon ze welke zaken er nog op de agenda staan en geef aan welke er in gevaar komen als we te lang stil blijven staan bij dit onderwerp. Laat het publiek vervolgens kiezen op basis van instemming (consent).
• Nodig het gehoor uit te de discussie te parkeren, om mee te doen met een ervaringsgerichte oefening die het punt duidelijk maakt. waardoor de discussie als vanzelf verdampt omdat er een doorleefde ervaring bijkomt die meer informatie geeft.
• Als het kan, beantwoord je de vraag kort en richt je je opnieuw op het grotere geheel en overkoepelende doel.
• Organiseer een vissenkomdialoog and andere gespreksvorm om dieper liggende zienswijzen boven tafel te krijgen.
• Voer een spreekstok in.

Ook tijdens de hardste debatten geldt: blijf altijd correct. Als je die regel respecteert, behoud je het respect van het publiek. meedogenvolle dialoog is cruciaal in deze situaties.

Observatie: “Ik merk dat u veel vragen stelt.”

Gevoel (empathie): “U lijkt me bijzonder betrokken bij het onderwerp. Ik vermoed dat u het geheel een juiste plek wilt geven binnen uw zienswijze.”

Behoefte: “Ik wil graag de grote lijn van mijn verhaal overbrengen in de beperkte tijd die ik nog heb zodat de andere programmadelen ook hun tijd nog optimaal kunnen benutten.”

Verzoek: “Bent u bereid uw vragen vast te houden en samen te vatten zodat we eventuele overgebleven vragen na afloop van mijn verhaal kunnen behandelen?”

As you answer questions, begin by looking at the questioner, then look at the rest of the audience to signal that the answer is meant for everyone. You can prevent unfriendly questioners from asking repetitive follow-up questions — and give more people a chance to ask their questions — by looking at the opposite part of the room as you finish your answer and recognizing a question coming from there.

Bronnen

• HBR » How to Deliver Bad News to a Group

---