Maak iedere meeting tot een succes

Bron: http://www.mt.nl/experts/1937307/Maak_iedere_meeting_tot_een_succes.html

U zit de hele dag in meetings. Vaak is de uitkomst erbarmelijk. Voorkom met deze 9 tips dat belangrijke opdrachten aan uw neus voorbij gaan.

Het maakt niet uit of het een sollicitatiegesprek, een auditie, een televisieoptreden of een pitch om een nieuw project binnen te halen betreft. Voorbereiding is het halve werk. Dat klinkt logisch, maar blijkt nog lang niet altijd te worden gedaan. Maar degene die zich het best heeft voorbereid heeft het gesprek bij voorbaat al in zijn of haar hand en controleert de richting die het uitgaat. Zorg dat u uw meetings dus goed voorbereid en zodoende nooit meer een belangrijke klant of opdracht laat lopen. De negen tips van Robert Pagliarini, schrijver van het boek 'Six-Day Financial Makeover'.

1. Ontdek het werkelijke doel—Zorg ervoor dat u altijd het doel van de vergadering glashelder voor ogen heeft. Om het doel te bepalen, stelt u zichzelf deze vraag: 'Wat moet er na afloop van de vergadering gebeuren om ervoor te zorgen dat ik gelukkig ben met het resultaat?' Het antwoord hierop is hetgeen wat tijdens deze vergadering centraal moet staan.
2. Focus op drie gespreksonderwerpen—Voorkom dat u de tegenpartij overweldigt met een hoop losse flodders. Haal dus niet tijdens de vergadering ieder idee of gedachtespinsel aan die u heeft. Stel vooraf drie duidelijke ideeën, gedachten of punten op die allen uw einddoel ondersteunen. Zodoende kunt u de vergadering sturen dat deze zich concentreert op deze drie dingen.
3. Wees een politicus—Is het u ooit opgevallen dat politici op iedere vraag die hen gesteld wordt een antwoord geven dat aanstuurt op hun paradepaardjes? Dat wordt irritant op het moment dat de vraag in de verste verte daar niets mee te maken heeft, maar u kunt een gericht antwoord wel laten opvolgen door de onderwerpen waar u op wilt focussen.
4. Zorg voor een paar ‘sound bites’—Als president Obama een toespraak van een uur houdt, wordt in het nieuws toch enkel die ene pakkende quote gebruikt. Een goede speechschrijver weet hierop in te spelen en zorgt dat er altijd twee of drie pakkende zinnen in uw tekst zitten. Voor een goede impact van de meeting is het handig om zelf ook een paar 'sound bites' klaar te hebben die goed weergeven wat u werkelijk wilt of kunt betekenen.
5. Maak een agenda—Degene die de agenda van de vergadering opstelt, is degene die de vergadering leidt, letterlijk en figuurlijk. Zorg daarom als het even kan dat u de agenda opstelt en deze opbouwt rondom uw werkelijke einddoel en de drie gespreksonderwerpen.
6. Zorg voor een perfect begin en slotHier kan niet genoeg op gehamerd worden. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de eerste paar minuten en de laatste paar minuten de meest essentiële en cruciale momenten zijn. Daarnaast zorgt een sterke opening voor zelfvertrouwen, waardoor u nog zelfverzekerder en overtuigder het gesprek in gaat. Hamer in uw slotrede nogmaals op uw belangrijkste gespreksonderwerpen, zodat deze goed blijven hangen.
7. Roep op tot actie—Welke actie wilt u met deze meeting oproepen? U heeft voor uzelf een einddoel vastgesteld, maar wat verwacht u van de tegenpartij? Vaak verkeert iedereen na een vergadering in onzekerheid over wat er van hem of haar wordt verwacht. Voorkom dat door hier duidelijkheid in te scheppen, eventueel door concrete afspraken te maken.
8. Na de meeting—Na afloop van de vergadering zit uw werk er nog niet op. Eigenlijk is dit pas het begin. Houd contact met de belangrijkste gesprekspartners. Bijvoorbeeld door een 'follow-up' mailtje te sturen. Hierin staan natuurlijk weer subtiel uw einddoel en gespreksonderwerpen in vernoemd.
9. Luisteren—Tot slot de meest voor de hand liggende tip; luister. Het is immers een vergadering, geen presentatie.