Enkelstuks doorstroom

Overkoepelend doel is om zoveel mogelijk gebruikersverhalen per sprint op te leveren. In de praktijk en uit onderzoek blijkt dat je de doorstroom maximaliseert bij:

een bestendige stroom items:
- van hoge kwaliteit (zoals gedefineerd door de Definition of Ready en de Defintion of Done); en
met voorspelbare doorlooptijd (van Ready naar Done in een paar dagen; dit impliceert:
relatief kleine items (≤ 8?); en
weinig variatie in items;
beperkte hoeveelheid werk in uitvoering (limit WIP (Work In Progress); ultiem doel is enkelstuks doorstroom (one pièce flow), een succesvolle praktijk uit Lean Manufacturing;
goed gereedschap;
vakmanschap.

Voordelen van deze praktijk:

meer overzicht; en daardoor
minder plekken waar defecten (bugs) zich kunnen verschuilen en ontwikkelen;
minder taakwisselingen (dus efficiënter);
betere concentratie (dus efficiënter);
meer opgaan in wat je doet (dus efficiënter);
sneller klaar (dus productiever);
energieker (je brandt minder snel op of uit);
minder afval (je hoeft minder weg te gooien of over te doen als je een defect ontdekt);
kortere doorlooptijd (dus eerder terugkoppeling en wendbaarder);
tijdiger oplevering.

Kortom, risicoloos resultaat en rendement, iets wat elke budgethouder en projectleider als muziek in de oren moet klinken.

Dus blijft de onderzoeksvraag:

Hoe kunnen we het best aan een zo beperkt mogelijk aantal items tegelijk werken?

Precies op tijd klaar zijn met de juiste zaken in de juiste hoeveelheden wordt mogelijk met enkelstuks stroom. Met enkelstuks stroom stromen items door alle stappen van de waardestroom zonder WIU (WIP, Work In Progress).

batch=partij, portie

Het reduceren of elimineren van grote partijen die door de waardestroom stromen leidt tot:

kleine hoeveelheden afval doordat er minder herstel of afkeur ten gevolge van een defect ontstaat;
kortere doorlooptijden;
tijdige (op)levering;
weinig of geen buffervoorraden om klappen of gebrekkige oplevering op te vangen; en
weinig werk in uitvoering.

Doel is om eventuele tussenliggende buffers volledig te elimineren. (Wanneer dan wel buffers en hoe groot dienen ze te zijn?)

Er moet voldoende vraag zijn die de items door de waardestroom trekken.

Als je verschillende soorten werk door de waardestroom trekt, zorg er dan voor dat de wisselkosten minimaal zijn. Je moet dus makkelijk kunnen schakelen tussen de verschillende soorten werk. Schakelduur dient in ieder geval minder dan de takttijd te zijn. Bij scrum is de takttijd meestal slechts eenfractie van de duur van een sprint.

Bestendig de enkelstuks stroom door het voortdurend te meten, verbeteren en af te stemmen op veranderde omstandigheden. Bepaal vooraf op welke externe prikkels gereageerd wordt en op welke manier. Beschrijf ze als echte opties.

enkelstuks stroom werkt uitsluitend bij:

Voortdurende en bestendige stroom van kwalitatieve items. Bij gebrekkige kwaliteit is enkelstuks stroom niet mogelijk.
Voorspelbare doorlooptijden met weinig variatie (wat is het tegenovergestelde van variatie; eentonig?). Bij teveel variatie is enkelstuks stroom onmogelijk. Dus hoe kleiner hoe fijner.
Nagenoeg 100% beschikbaarheid van gereedschap, machinerie en mensen. Zaken die dit verstoren halen de hele enkelstuks stroom onderuit.

Teveel dingen tegelijk doen is kostbaar:

productiviteit daalt drastisch (zie tabel POF)
je kan je niet volledig concentreren
je kan niet volledig opgaan in wat je doet
het duurt langer voordat je het af hebt
je brandt sneller op (je doet een grotere aanslag op je energieniveau)

Daarom:

moedig eindige perioden van focus aan waarin je de tijd verliest (talenten!)
stimuleer korte perioden van hernieuwing
handhaaf vergaderdiscipline—liever een vergadering van 45 minuten dan van een uur. Dan blijft je gefocust. Neem achteraf de tijd voor een korte terugblik naar wat er besproken is. Herstel jezelf vóór de volgende verplichting. Start elke vergadering op een precieze tijd. Sta erop dat alle digitale apparaten op non-actief staan tijdens de bijeenkomst.
Stop met vereisen of verwachten dat iedereen elk moment van de dag direct respons geeft. Dat kan je niet volhouden.
Neem voldoende tijd voor jezelf.
Stimuleer vernieuwing. Creëer tenminste één moment op de dag waarin je je mensen stimuleert te stoppen met werken en te pauzeren. Biedt een yoga- of meditatieles aan, organiseer een groepswandeling, overweeg een hernieuwingskamer waar mensen kunnen relaxen of een uiltje kunnen knappen.
Doe de meest belangrijke zaken in de ochtend (ochtendstond, goud in de mond)
Stel regelmatige geroosterde tijden in om meer lange termijn, creatief of strategisch te denken.
Neem regelmatig echte vakanties.

Wensen:

Verbeterde kwaliteit en minder defecten. Minder items in tussenliggende buffers (to do, on hold) vermindert de kans op fouten. Wordt er toch een fout of gebrekkige kwaliteit gevonden, dan is het aantal items dat hersteld moet worden beperkt. Dat scheelt weer tijd, moeite en geld. Uiteraard ben je alert om de kwestie in de toekomst permanent te voorkomen.
Meer werk écht af. begin wat je afmaakt en maak af wat je begint.
Minder voorraad, minder afval. Er wordt alleen maar gemaakt wat écht nodig is voor de volgende stap in het proces. Naar behoren opgevolgd, elimineert dit proces elke kans om vooruit te werken. Op zijn beurt voorkomt dat de opbouw van voorraad. Het aantal items in bewerking is op een of twee handen te tellen. Als er ergens iets fout gaat is dat direct te zien en iedereen springt bij om die kwestie op te lossen zodat de stroom op gang blijft of weer op gang komt.
Minder ruimte nodig. Minder voorraad betekent minder ruimte nodig, minder inspanning nodig om het geheel te coördineren en beheren en minder overleg. Meer overzicht, transparantie. Er raken minder dingen kwijt, je kan makkelijker zaken (terug)vinden, kans op fouten is kleiner.
Meer flexibiliteit. Waardestroomkaarten tonen aan dat minder voorraad leidt tot kortere doorlooptijden in de waardestroom. Als productontwikkeling met een ander inzicht komt, als de strategie verandert kan je sneller schakelen en is er minimale hoeveelheid overtollig tussenresultaat. Daardoor kan je sneller en adequater reageren op veranderende omstandigheden en klantenwensen. Dat snellere reactievermogen verhoogt ook het concurrerend vermogen.
Meer kansen voor voortdurende verbeteringen. De toegenomen transparantie door sterk beperkte voorraden en vooruit werken maakt het zien van mogelijkheden tot verbeteringen een stuk makkelijker. Knelpunten, problemen en verbeterpunten komen als vanzelf bovendrijven en zijn direct en eerder zichtbaar. Iedereen heeft altijd wat te doen en met grote voorraden is het willen wegwerken van die voorraad vaak het excuus om het probleem of knelpunt niet op te pakken.
Prettiger werkomgeving. Minder rommel en meer overzicht resulteert in minder verrassingen en onverwachte veranderingen.
Defecten en fouten eerder ontdekken, herstellen en uiteindelijk voorkomen.
Gezamenlijke en gedeelde verantwoordelijkheid, meer teamgeest. Het doel is om items zo snel mogelijk door de waardestroom te trekken, met zijn allen. Het is dus onbelangrijk dat ‘jouw’ dingetje afkomt. Ploegleden zijn elkaars producent en consument. Producenten gaan pas aan de slag als haar consument iets nodig heeft. Hoe weet de producent dat de consument iets nodig heeft? Eenvoudig: het bakje tussen producent en consument is leeg. Het primaire doel van de producent is om de consument blij te maken (door het lege bakje te vullen). Bij teveel werk in uitvoering krijg je de neiging lekker door te werken aan jouw ding en de rest te laten voor wat het is. Het probleem blijft echter bestaan en leidt uiteindelijk toch tot blokkades zodat het hele systeem piepend en krakend tot stilstand komt.
Hogere moraal. Productieproblemen komen eerder aan het licht en worden (hopelijk) sneller hersteld en de terugkoppelingen gaan sneller en zijn kleiner. Je krijgt direct terugkoppeling op je werk. Daardoor neemt de betrokkenheid en het verantwoordelijkheidsgevoel toe. Als de leiders zich vervolgens richten op het repareren van het proces en niet van het individu, neemt het vertrouwen in ze toe.

Bronnen

Elimineer het maken van fouten met poka-yoke (zie ook Donald Norman's ‘affordances’). Laten we hier eens een brainstorm over doen. Inventariseer de meest gemaakte fouten en hun ernst. Pak de belangrijkste op en pas poka-yoke toe. Mogelijk met andere brainstormtechnieken.

Enkelstuks doorstroom

Bronnen

Navigatiemenu

Zoeken